Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Content Management System (CMS) adalah suatu sistem yang dapat mengelola seluruh isi dan tampilan suatu website. Untuk mengerti secara lebih mendalam mengenai CMS, perlu diketahui :
a) Pengertian dari Content atau Isi
b) Maksud dari kata management, dan
c) Apa yang dimaksud dengan Sistem
Apa itu Content ?
Content secara esensi adalah setiap jenis informasi digital yang digunakan untuk mengisi setiap halaman. Dapat berupa teks, gambar, animasi, suara dan lain-lain. Atau dengan kata lain semua hal yang akan diperlihatkan ke publik melalui internet, intranet atau extranet.
Apa itu Content Management ?
Content Management atau pengelolaan isi suatu website adalah penggabungan aturan, proses dan alur kerja oleh webmaster atau sistem terdistribusi, sehingga pemilik atau penyumbang isi dapat membuat, mengubah serta mem-publish seluruh isi halaman sesuai dengan aturan sistem.
Apa itu Content Management System ?
Sistem itu sendiri dijelaskan sebagai suatu alat atau gabungan dari alat yang efisien, efektif dan memudahkan pembuatan halaman web menggunakan sistem pengelolaan isi website.
Kesimpulannya dapat dikatakan bahwa CMS adalah suatu alat yang dapat memusatkan kemampuan teknis dan menyebarkan kemampuan nonteknis kepada anggota tim untuk membuat, mengubah, mengelola dan mem-publish sejumlah isi website seperti teks, gambar, animasi, suara dan lain-lain dengan aturan, proses dan alur kerja yang sudah baku sehingga website dapat terlihat sesuai keinginan.
Mengapa Kita Membutuhkan CMS ?
Teknologi dan metode lama untuk membangun halaman web tidak hanya menghabiskan banyak waktu tetapi juga tidak efisien dan biaya yang besar. Contohnya, mengubah kata pada halaman web dengan metode lama harus dilakukan oleh seseorang yang mengerti HTML. Proses ini bukan hanya menghambat seluruh pembuatan informasi dan isi oleh webmaster tapi juga tidak efektif karena banyak waktu terbuang.
Keinginan untuk meningkatkan jumlah informasi dalam website dan kebutuhan untuk menggabungkan sistem menjadi lebih besar dan kompleks ke dalam proses web publishing telah mengubah situasi ini ke suatu kesimpulan bahwa tim pengelola website tidak lagi dapat menampung permintaan yang terus meningkat.
Situasi ini tidak berbeda jauh dengan keadaan di tahun 60-an ketika kita masih menggunakan mesin ketik untuk membuat dokumen. Kenyataannya setelah itu menyebabkan dibuatnya sistem pengolah kata. Dengan situasi yang sama, akhirnya banyak yang menyadari keuntungan menggunakan sistem CMS. Perusahaan yang tidak memilih untuk mempelajari teknologi baru ini akan ketinggalan, sama seperti dulu ketika banyak yang enggan mempelajari sistem pengolah kata dibanding menggunakan mesin ketik manual. Websitenya akan menjadi terhambat, ketinggalan berita dan jarang ter-update. Efeknya terlihat ketika pengunjung tidak lagi mau mengakses website yang informasinya itu-itu saja.
Keuntungan Menggunakan CMS
Dengan CMS, informasi yang ditampilkan secara online tetap up-todate, konsisten dan mempunyai nilai informasi terkini. Seperti berbagai situs berita di internet, informasi dikirim dari detik-ke-detik dan pengunjung dapat melihat berita paling baru yang jauh lebih fresh dibanding koran yang terbit pada hari yang sama. Efeknya dapat terasa saat meningkatnya kepercayaan dan kepuasan pengujung dengan memberikan informasi yang konsisten dan benar, juga meningkatnya nilai persepsi positif terhadap informasi yang tersedia.
Beberapa keuntungan lain seperti di bawah ini :
1. Menambah berita atau artikel dapat dilakukan dari mana saja oleh member atau user yang diberi hak untuk mem-posting berita.
2. Webmaster dapat lebih konsen pada sisi teknologi nya saja, sedangkan konten atau isi dapat diberikan wewenang nya kepada user tertentu.
3. Dengan CMS artikel dan berita dapat diatur berdasarkan criteria tertentu, masing-masing pemilik berita bertanggung jawab dengan informasi yang mereka kirim ke website
4. Pemilik website memegang kendali penuh terhadap isi dan tampilan website
5. CMS didesain untuk pemilik website yang tidak memiliki keahlian teknis pemrograman
Masa Depan CMS
Konsep Content Management System akan semakin banyak digunakan. Publikasi suatu artikel akan semakin cepat karena sifatnya yang dinamis. Makin banyak CMS yang bersifat Open Source membuatnya semakin popular. Beberapa CMS bahkan mempunyai varian yang semakin lama semakin diffrensiasi, cenderung mengarah ke simplikasi pengelolaan yang semakin membaik.
Tidak sedikit CMS yang bersifat komersial. Tentunya hal ini akan semakin menguatkan posisi CMS yang juga bermain di sisi enterprise, sebagai engine website-website kelas berat. Di masa depan harga CMS komersial akan semakin murah dan terstandarisasi.
Semakin lama CMS akan semakin konsisten, professional dan jenisnya akan semakin banyak dan lebih spesifik seperti hypermedia, penanganan dokumen elektronik, software engineering, marketing dan desain bisnis proses.
